Varför hamnar mina mejl i skräpposten hos kunderna?

Du skickade offerten. Kunden svarade aldrig.

Det här har hänt de flesta av mina kunder minst en gång: du skickar en offert, en faktura eller bara ett vanligt svar – och sen är det tyst. Du antar att kunden tackade nej, eller glömde bort dig. I själva verket ligger mejlet och samlar damm i deras skräppost, och de har aldrig ens sett det. Det är inget du märker själv, för ditt mejl ser ut att ha skickats helt normalt. Problemet sitter inte i vad du skrev – det sitter i tekniken bakom.

Det handlar sällan om orden du använder

Många tror att skräppostfilter reagerar på ord som "gratis" eller för många utropstecken. Det stämmer i viss mån för massutskick, men för vanlig affärskommunikation är det nästan aldrig orsaken. Det som avgör om ditt mejl kommer fram är om mottagarens mejlserver litar på att det verkligen är du som skickade det – inte en bedragare som låtsas vara du. Den tilliten byggs upp tekniskt, i det som kallas e-postautentisering, och den kollas innan mottagaren ens ser rubriken.

SPF, DKIM och DMARC – tre bokstavskombinationer som avgör allt

Tänk på dem som tre olika sätt att visa legitimation. SPF listar vilka servrar som får skicka mejl å ditt företags vägnar. DKIM är en digital signatur som bevisar att innehållet inte manipulerats på vägen. DMARC talar om för mottagarens server vad den ska göra om något av det första inte stämmer – avvisa, karantän (alltså skräppost) eller släpp igenom ändå. Saknas de, eller är de fel inställda, bedömer många mejlservrar ditt meddelande som misstänkt per automatik. Sen 2024 har de större leverantörerna (Gmail och Yahoo särskilt) skärpt kraven rejält, vilket är varför fler småföretag märker av det här just nu, trots att inget i själva verket förändrats i deras eget sätt att skicka mejl.

Den vanligaste boven: du skickar från fel ställe

Två situationer dyker upp om och om igen hos mina kunder. Den första: du skickar företagsmejl från en vanlig Gmail- eller Hotmail-adress istället för din egen domän (namn@dittforetag.se). Det signalerar redan i sig lägre trovärdighet, både för mottagarens spamfilter och för kunden som läser avsändaren. Den andra, vanligare: du använder ett bokförings- eller fakturaprogram som skickar mejl å dina vägnar, men din domän har aldrig fått rätt SPF-post för att godkänna just den tjänsten som avsändare. Programmet skickar mejlet, men mottagarens server ser att avsändardomänen inte har gett tillåtelse – och då hamnar det i skräpposten, ibland utan felmeddelande alls.

Så kollar du om du redan har problemet

Du behöver ingen IT-utbildning för att testa det här själv. Skicka ett vanligt mejl till en gratis testtjänst som mail-tester.com – du får ett siffervärde och en tydlig lista över vad som brister. Ett enklare test: skicka ett mejl från din företagsadress till ett privat Gmail-konto du har tillgång till, och kolla om det landar i inkorgen eller i skräpposten. Gör samma sak från fakturaprogrammet du använder. Hittar du problemet där, vet du redan var felet ligger.

Så fixar du det – utan att bli tekniker själv

Det här är i grunden några rader text (så kallade DNS-poster) som läggs till hos den leverantör där din domän är registrerad. Är du osäker på vem som sköter er domän eller vilka poster som redan finns, är det den frågan du ska ställa till din webb- eller IT-leverantör härnäst – inte "varför funkar inte mejlen", utan konkret "kan du kolla vår SPF, DKIM och DMARC".

Förtroende är förtroende, oavsett kanal

Att mejlen kommer fram är samma sorts problem som att synas i Google – det handlar om att digitala system litar på att du är den du säger att du är, innan en enda kund ens hunnit bilda sig en uppfattning om dig. Kämpar du redan med att synas där kunder faktiskt söker, har jag skrivit mer om det i varför syns inte mitt företag på Google?. Båda problemen har samma lösning i grunden: någon behöver gå igenom den tekniska bakgrunden en gång, ordentligt, så att du slipper undra.

En sak i taget

Du behöver inte förstå allt det här själv – du behöver bara veta att det finns, och att det går att fixa på en eftermiddag, inte en omstart av hela verksamheten. Om du känner igen dig i att offerter försvinner in i tystnaden, är det första steget bara att testa ett av dina egna mejl. Resten löser vi när vi väl vet var skon klämmer.